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初心者も独学でできる!仕事に必須なExcelの勉強方法を紹介!

「仕事を早く終わらせて、自由な時間を確保したい」と思っている方が多いのではないでしょうか?デスクワーク中心の仕事には、ExcelやWord、PowerPointなどのソフトを使う機会が多々あります。そのなかでもExcelは表・グラフ作成や計算など、仕事においての使い道が豊富です。

Excelを使いこなせれば、データの入力に1時間費やしていた作業を数分で終わらせることも実現できるでしょう。

この記事では、社会人でもできるExcelの勉強方法を紹介します。独学でも十分仕事に活用できますので、ぜひ参考にしてください。

初心者も独学でできる!仕事に必須なExcelの勉強方法を紹介!

ExcelやGoogleスプレッドシートでできること

ExcelやGoogleスプレッドシートはどちらも表計算ソフトです。ExcelはMicrosoft社が提供する有料ソフトで、機能が豊富にあります。一方、GoogleスプレッドシートはGoogle社が提供する無料ソフトで、Googleアカウント登録している方は、誰でも利用可能です。
また、ExcelやGoogleスプレッドシートを使ってできることは多くあります。

  1. データを集計して整理する
  2. 整理したデータをグラフや表にして見やすくする
  3. 請求書や納品書などの書類を作成する

Excelの使い方を身につけることで、「作業時間が減る」「別の仕事に回せる時間が増える」などのメリットを得られます。これから、ぜひExcelの勉強方法を学び、使いこなせるようになりましょう。

勉強方法はなんでもオッケー

結論から言うと、Excelの勉強方法は何を使っても問題ありません。本を読んだり、ネットで調べたりと、どんな方法で勉強しても、Excelを使いこなせます。今回は、Excelに慣れていない社会人でも取り組みやすい4つの方法を紹介します。

  1. 本で勉強する
  2. 資格をとりながら勉強する
  3. webサイトで勉強する
  4. YouTubeで勉強する

スクールに通うよりも、費用を抑えられますので、ぜひ活用してください。

本で勉強する

何かを勉強しようと考えたときに、真っ先に思い浮かぶのが参考書のような本ではないでしょうか?Excelも同様に本で勉強するのがおすすめです。
Excelの本は数多くあり、初心者から上級者までレベルに合った勉強ができます。

本屋に行くと、Excelの本がたくさんあり、「どれを購入すればいい?」と迷うでしょう。一度、参考書をパラッと読んで、「読みやすい」と思った本を選ぶのがおすすめです。

資格をとりながら勉強する

Excelの資格を取るのを目標に、勉強するのもおすすめです。Excelには「MOS(Microsoft Office Specialist)」という資格があります。
MOSはMicrosoft社の提供するWordやExcelなどのスキル保持を示すものであり、ビジネスマンに人気の高い資格です。

MOSを取得すると、キャリアアップにつながるのに加えて、Excelのスキルが身につきます。資格取得を目指しながら勉強すると仕事の幅が広がること間違いないでしょう。

Webサイトで勉強する

今の時代、分からないことは、Webサイトで調べればほとんどのことは解決します。Excelも同様に、Webサイトで調べれば、基礎的な使い方から、中級・上級レベルのことまで勉強可能です。

また、Webサイトで勉強するメリットは、自分が分からない箇所をピンポイントで調べられることです。
参考書や資格のテキストだと、調べるのに手間がかかります。時間短縮という面でも、WebサイトでのExcelの勉強は効率的です。

YouTubeで勉強する

最近は、ビジネスや資格系のYouTuberの配信が増えています。Excelも例外ではなく、基礎的な計算方法やデータ整理の方法など有益な動画が豊富です。
金子晃之さんやユースフル/スキル図書館の動画は初心者にも分かりやすく、人気があります。

また、YouTubeでExcelの勉強をするメリットは、スキマ時間を有効活用できることです。
通勤時間、お風呂、待ち合わせの待ち時間、挙げればたくさんあります。スキマ時間を有効活用しましょう。

エクセルの勉強方法

とにかく手を動かすことが重要

Excelの勉強をする上で、最も重要なことは、「とにかく手を動かすこと」です。頭で理解していても、実際に手を動かすと全然できないという経験はありませんか?厳しい言い方をすると、それは「Excelを使いこなせていない」ことになります。
頭で理解して、自分のやりたいことをできるようになって、初めて「使いこなせる」といえるわけです。

手を動かすといっても、どうすればいいか分からず、悩んでいるなら、これから紹介する3つの方法を参考にしてください。

テンプレートの内容を理解する

自分がやりたいことのテンプレートを探し、内容を理解することです。Excelを勉強する際に大切なことは、元々完成しているものを真似することから始まります。ゼロから始める必要は一切ありません。

新しいことを学ぼうと思ったときに、いきなり独自のやり方をやってもうまくいかないことがほとんどです。必ず、過去に誰かがやっているものが存在します。その人のやり方をまずは真似てみることから始めましょう。

とはいえ、テンプレートをどう探せばいいのか分からない方もいるのではないでしょうか?そのような方は、ExcelでやりたいことをWebサイトで調べましょう。大抵のことは、調べればテンプレートが見つかります。

テンプレートを見ることで「この関数には、どういう意味があるのか?」などが理解できます。まずはテンプレートを参考に、自分で同じものを作ってみると、早く使いこなせるようになるでしょう。

分からなかったらすぐに調べる

Excelの勉強に限ったことではないですが、分からないところがあればすぐに調べる習慣をつけましょう。分からないところを、分からないままにしていては、成長は望めません。分からないところを認識し、調べることで使いこなせるようになります。

さらにいうと、分からなかったところをメモしておきましょう。「分からないことをまとめる」「調べた結果をまとめる」ことをしておけば、同じことを調べる必要はありません。

人間は忘れやすい生き物です。人間は1日で学んだことを次の日には74%忘れてしまうという研究結果があります。つまり、今日Excelで学んだことも明日にはほとんど忘れてしまうということです。

Excelは計算式が複雑で、1回で完璧に覚えることは、なかなか難しいもの。Excelで分からないところがあれば、すぐに調べることとメモを取ることをセットで習慣化するようにしましょう。

したいことを細分化する

Excelの勉強法で有効なのが、したいことを細分化して一つひとつの作業をクリアしていく方法です。何かをするのには、いくつもの作業が伴います。

例えば、「売上報告の資料作成」を想像してください。資料作成に必要な作業は以下のとおりです。

工程1 データの入力
工程2 入力したデータの集計
工程3 今月と先月のデータを比較
工程4 比較結果の表を作成
工程5 分かりやすいグラフを作成

売上報告の資料作成と聞くと簡単そうですが、細分化すれば、上表のような作業が浮かび上がります。また、Excelでやるべきことも細分化されるため、頭の整理ができるでしょう。

  1. 工程1:Excelに売上データを入力
  2. 工程2:入力したデータをSUM関数で集計
  3. 工程3:シート別に今月と先月のデータの比較
  4. 工程4:Excelの挿入から表の作成
  5. 工程5:Excelの挿入からグラフを作成

どうでしょうか?細分化することで、Excelでやらなければならない作業が明確になったことでしょう。あとは、一つひとつ問題を片付けていけば解決します。

ワンポイントアドバイスとしては、「自分のやりたいことを具体的にする」ことです。「計算できるようになる」という抽象的な目標を立てるのではなく、「セル同士の合計から、平均値を出す」という具体的な目標を立てましょう。
やりたいことを細分化し、具体的な目標設定することでExcelをメキメキ上達させられるでしょう。

Excel VBAの勉強方法

【応用編】効率爆上がりのVBA

VBAを使いこなせれば、仕事効率爆上がりは間違いないです。VBA(Visual Basic for Application)とは、Microsoft Office用のプログラミング言語です。VBAを使いこなせれば、これまで複雑だった作業を、一瞬で自動処理できます。

例えば、月末に請求書の雛型のセル一つひとつに文字入力していたものを、プログラムを回すことで必要箇所すべてに自動入力することが可能です。VBAを使いこなせれば、仕事時間を短縮でき、生産性が上がること間違いありません。

VBAでできること

VBAを使ってできることは数多くあります。

  1. データ集計して整理する
  2. 請求書や納品書などの雛型に転記する
  3. 紙やPDFに印刷する(サイズ・印刷範囲指定可)

別シートに業者リストを作成しておけば、請求書や納品書の作成者は、入力箇所に自動で転記することができます。これまで手入力していた作業をクリック一つで終わらせることも可能です。

上記に挙げたことは、VBAで自動化できる作業の一部に過ぎません。VBAを使いこなせれば、「残業を減らせる」「まわりからの信頼を得られる」「仕事のスキルが身につく」などメリットが大きいです。最初は、見慣れない文字ばかりで戸惑うでしょうけれど、取り組んでいくうちに慣れてくるので安心してください。

最初は誰もが初心者です。Excelの使い方を覚えたいのならば、ぜひ一歩前へ踏み出しましょう。

勉強の仕方は変わらない

では、「VBAの勉強なんてどうやってやればいいの?」と思っている方がいるのではないでしょうか?VBAの勉強方法はこれまで紹介してきたExcelの勉強法と仕方は変わりません。

とはいえ、「プログラミングなんて自分にはできない」と思っている方も多いことでしょう。しかし、毎日コツコツ続ければ、できるようになります。

子どもの頃、毎日、自転車に乗る練習をしたから、乗れるようになったのではないでしょうか?VBAの勉強も自転車に乗る練習と同じで、毎日コツコツ続ければ使いこなせるようになります。

まとめ

Excelの勉強はスクールに通わず、独学でも十分使いこなせるようになれます。社会人になると時間を作り出すのが難しくなりますが、スキマ時間を有効活用して、少しずつスキルアップしましょう。

Excelの勉強は数多くあります。そのなかでも、時間がない社会人が取り組みやすい勉強方法は以下の4つ。

  1. 本で勉強する
  2. 資格をとりながら勉強する
  3. webサイトで勉強する
  4. YouTubeで勉強する

それぞれにメリット・デメリットがあるので、一度試してみて、自分に合う勉強方法を見つけるのもいいでしょう。できるようになりたいのならば、まずは行動しなければ何も始まりません。
当たり前のことですが、その当たり前をできるかどうかが将来大きな差になります。

今日から、Excelの勉強を始めて、「まわりからも頼られて、仕事が速い人間」を目指しましょう。