社会人必見！プレゼン資料作りにも活かせるノートのまとめ方
「スキルアップのために勉強したい」とノートを開いてみても、どうまとめたらよいのか悩んでしまいます。
勉強効果の高いノートは、上手にまとめられていて、あとから読み返したときに重要なポイントが一目でわかるのが特徴です。
- 読み返しても、何が書いてあるか分からなくて困っている
- 勉強効果の高いノートのまとめ方が知りたい
- プレゼン資料にも活かせる、社会人として役に立つノートのまとめ方を学びたい
このような方に向けて、上手なノートのまとめ方を具体的に紹介していきます。
本記事を読むと、上司からも一目置かれるようなスキルが身に付きますよ。
ノートをまとめる基本ルール
良いノートとは、読み返したときにパッと内容が理解できるようなノートです。このようなノートは、ルール通りにまとめられているものがほとんどです。
ルール通りにノートを書くと、今まで以上に分かりやすくまとめられるようになります。しっかり確認して、良いノート作りに役立ててください。
上手なノートのまとめ方の基本ルールは、次の4つです。
一つずつチェックして、上手にノートをまとめられるようになりましょう。
上手なノートのまとめ方の基本ルールの一つ目は「フォーマットを定める」です。
「どこに何をどう書くか」をあらかじめ決めて一定にしておくと、読み返したときにパッと分かりやすいノートになります。
この2点を意識するだけで、あとから読んだときに分かりやすいノートになります。
読み返したときに分かりやすいノートには、必ず見出しがあります。見出しがあると、過去に記した文字の山から必要な情報を見つけやすくなります。
効果的な見出しは、サイズや位置が一定です。「ページの一番上に4マス分使用して書く」などを決め、フォーマットを統一しましょう。
一目で「見出し」と認識できるようになり、読み返したときに必要な情報が瞬時に見つかります。
また文章中の文字サイズも統一しましょう。サイズがバラバラだと、どこが重要な部分なのか判別しにくい原因になります。フォーマットが決まっていると、書き方に迷いません。
ノートが素早く書けるようになり、効率がアップするのはもちろん、大事な話を聞き逃す失敗も少なくなります。
ノートを取るときは、1テーマにつき見開きで使うときれいにまとまります。ページが余ったとしても、別の話を書くのはあとで見づらくなるのでやめましょう。
次のような構成でノートを使うと、仕事にも役立ちます。
- 左ページ：メモ欄で事実を箇条書きにする
- 右ページの上：考察や具体例を挙げる
- 下：タスクを書く
まず左ページはメモ欄として使用し、学習した内容や事実などを書きます。箇条書きにすると、あとから読み返したときにも分かりやすいです。
右のページの上には、メモ欄に書いた内容の考察や具体例を記入します。自分の気づきや考えもどんどん書き記し、知識や理解を深めてください。
右のページの下は、タスクの記入欄です。これからすべき行動を明確にし、さらなるスキルの向上に努めていきましょう。
読み返したときに分かりやすいノートにするために大切なのは、「カラフルなきれいさ」ではなく、「シンプルなおしゃれさ」です。やみくもに情報を書き込んだり、きれいだからと色をたくさん使っては、パッと見たときに何が重要か分からなくなってしまいます。
シャンプーなどの商品パッケージを例に挙げると分かりやすいかもしれません。パッケージには、商品名と「どんな効果があるのか」がシンプルに書かれています。
商品の一番伝えたい効果、例えば「さっぱり爽快」や「しっとりまとまる」、「くせ毛に効果的」などが一つだけが書いてあります。これは情報をシンプルにし、商品の魅力がきちんと消費者に伝わるよう工夫されているためです。
商品に使われている色も、意味のあるものだけです。消費者の一瞬の視線の中で商品の魅力を伝えるために、効果的な色だけを使用しています。このようにパッと見てわかるようにするためには、ムダな情報を省き、色を絞って効果的に使用することが重要です。
ノートも、シンプルなおしゃれさに重点をおいて、分かりやすく情報をまとめていきましょう。
シンプルでおしゃれなノートを作るポイントは「色」と「余白」です。
シンプルでおしゃれなノートにするために、使用する色は三色程度に絞りましょう。黒・赤・青が一般的で使いやすいです。
またそれぞれの色に意味を持たせるようにしてください。
- 黒：通常の文章
- 赤：最重要な部分
- 青：間違いやすい部分
このように色の意味を決めておけば、一瞬で重要度が理解できるようになります。その日の気分によって色を変えてしまわないよう、きちんとルール化しておきましょう。
文字がびっしり詰まったノートは、情報量も多く読みづらくなってしまい、読み返そうとする意欲さえも失ってしまいます。ノートの余白は2つの意味で重要です。
まず小さな固まりごとに2〜3行空けるようにすると、スッキリして見やすくなります。
2つ目は、余白にあとから補足やコメントを書き足せる点です。書き足していくことでさらに充実したノートに成長していきます。
見栄えを良くし、分かりやすくするためにも、ノートは余白を残して贅沢に使うようにしましょう。
読み返したときに分かりやすいノートにするためには、ノート選びも重要です。横に罫線が入ったノートが一般的かもしれませんが、上手にまとめられるのは方眼紙のノートです。
方眼紙が苦手な場合は、罫線にドットが入ったタイプのノートでも同じような効果が得られます。
方眼紙のノートが、勉強の効率をアップさせる理由は次の通りです。
メリット1つめが、文字の先頭を揃えやすい点です。文頭が揃っていると、あとから見返したときに内容が確認しやすくなります。
「見出しは1文字目から書く」「本文は2文字下げて書き出す」など、あらかじめ自分でルールを作っておきましょう。
ピシッと文頭が揃った、読み返したときに分かりやすいノートになります。
メリット2つめは、文字のサイズが統一できる点です。方眼紙のマスを利用すると「通常の文章は1マスに1文字書く」「見出しは4マス使って大きく目立たせる」など、文字サイズを簡単にルール化できます。
きっちりサイズが揃っていると、見栄えが美しくなり、ノートの内容が確認しやすくなります。
メリット3つめが、グラフや表がフリーハンドで簡単に書けるところです。方眼紙の縦横の線は、線を引く補助として活躍します。横罫線だけのノートは縦に目印がないので、定規を使ったとしても曲がりやすく、書くのに時間がかかってしまうのがネックです。
分かりやすいノートには、グラフや表がサラッと入っています。グラフや表はデータを分かりやすく表現できるので、登場する機会も多いです。方眼紙を上手に利用して、一目で内容がわかる効果的なノートに仕上げていきたいですね。
読み返したときに分かりやすいノートには、記号や略語が上手に使われています。記号や略語を使うメリットは3つあります。
- ノートがシンプルになり分かりやすい
- スピーディーに書けて効率がアップする
- 文字よりも目立ちやすい
記号や略語を使えば、文字数が減るのでシンプルでおしゃれなノートを作りやすいです。また、「ここ重要」や「具体例」など画数の多い文字を何度も書く手間が省け、記入のスピードもアップします。
さらに記号や略語は文字と性質が違うので、大切な部分に使うと目立つ効果もあります。
記号や略語の一例はこちらです。
- ☆：重要
- ex.：具体例
- A→B：Aの結果Bに
- ∵：理由（なぜならば）
- ∴：結論（ゆえに）
記号や略語は難しくはありませんが、慣れないうちは覚えるのもひと苦労だと思います。
まずは、記号・略語の一覧をノートの見開きのページにまとめておき、確認しながら使用すると便利です。何度も繰り返して使っているうちに自然と覚えてくるでしょう。
また、何度も出てくるような単語は、できるだけ短く省略するとよりスピーディーに記入できます。例えば「サスティナブル」のように少し長い言葉を何度も記入するのは大変です。そこで「サス」と短く略してしまうなどの工夫をしてみましょう。
7文字書いていたところが2文字で済み、記入時間は半分以下になります。
ただし、記号や略語を使うときは「読み返したときにわかるように書くこと」が注意点です。時間が経って読み返したときに「『サス』って何だっけ？」とならないように、略した言葉はノートの下部に「サス＝サスティナブル」とメモしておくなどの工夫をしておきましょう。
そもそもノートをまとめるメリットって？
これまで、読み返したときに分かりやすいノートの書き方を紹介してきましたが、そもそもノートをまとめるメリットにはどんなものがあるのでしょうか。
ノートをまとめるメリットとして、次の3つが挙げられます。
ノートをまとめておけば、短時間で振り返りができるメリットがあります。人間は忘れやすい生き物です。ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスが考案した「エビングハウスの忘却曲線」によると、人間は何かを学んだとき、記憶してから20分経つと42％も忘れてしまうといわれています。
せっかく学んだ内容も、記憶力だけに頼っているとどんどん忘れていってしまうのです。
ノートがあれば、短い時間で振り返りができるので、忘れてしまったとしてもいつでも思い出せます。また重要な事柄がまとめてあるので、知りたいポイントが体系的に効率良く思い出せる点もメリットです。
ノートをまとめていると、分からなかったことが自然と浮き彫りになります。分からないことは自分の中に情報がないので、詳しく書けません。また、ある程度は内容が書けたとしても、次々に疑問が浮かんで筆が止まってしまいます。人間はきちんと理解した事柄しかアウトプットができないのです。
話を聞いているうちは分かったつもりでも、ノート記入時に詳しくアウトプットできないのであれば、まだ理解が足りない証拠です。自分の理解度を確かめる意味でも、ノートをまとめるメリットがあります。
さらに分からないことに気づけば、やるべきことも自ずと浮き彫りになるでしょう。「課長に詳細を確認しておこう」や「もう少し理解を深めるために本を読もう」など、具体的な行動に結びついていきます。
作成したノートは、プレゼンの資料に転用しやすいメリットがあります。プレゼン資料はパソコンを開いて仕事をするイメージがあるかもしれませんが、まずは紙に下書きでまとめておくと、最終的によい内容が出来上がるのはご存知でしょうか。
つまり、よいプレゼン資料作りの第一歩は、よいノート作りから始まるのです。
また、ノートに内容を詳しくまとめていれば、プレゼン中に質問を受けても的確な返答ができるでしょう。もし、質問にうまく返答できなかったとしても、次回のノート作りに活かせます。
このようにノートは勉強だけでなく、仕事でも上手に利用できるのです。日々のノートの活用が、スキルアップの近道となるのかもしれませんね。
まとめ
読み返したときに分かりやすいノートにするためには、ルールを決めてフォーマットを統一することが重要です。見出しや文字の大きさを一定にしたり、記号や略語を使用したりしながら、シンプルでおしゃれなノートを目指していきましょう。
ノートは方眼紙を使うと、文頭が揃い、グラフや表も簡単に書けるようになります。色は三色程度に抑え、余白を意識すると、重要な情報がひと目で分かります。
ノートをまとめるメリットは「短時間で情報を振り返れる」「疑問点ややるべきことが浮き彫りになる」です。勉強だけでなく、仕事のプレゼン資料作りにも活躍します。
日頃からノートをまとめる習慣を身に着け、スキルアップにつなげていきたいですね。